管理学院 西南政法大学 School of Management SWUPL

西南政法大学管理学院办公室工作规程

作者:admin来源: 发布时间:2010-09-05 00:00

一、 总则
    第一条 为保证学院及办公室正常的工作秩序,进一步提高工作质量和工作效率,结合本办公室工作实际,特制订本规程。
    第二条 办公室为学院党总支和院行政的综合办事机构,在书记、院长领导下,负责院党务、行政、宣传、人事、教学、科研等事务工作以及学院领导安排的其它工作;综合协调学院政务;负责重要会议的组织安排和学院行政工作的督办查办工作;负责学院和校职能部门间的联络工作;负责落实和督办上级部门要求完成的各项工作。
    第三条 办公室工作应当坚持实事求是、精简高效的原则,严格执行国家及学校的各项法律、法规和其它规定。

二 工作类别及规程
    第四条 会务工作
    (1)安排院务会议和院党政联席会议的议程,作好记录,并做好会前各项准备工作。
    (2)安排全院性大会和政治学习的会场布置、会议通知、会议服务、会议记录等工作,切实做好督办和向领导反馈的工作。
    第五条 文书工作
    (1)严格按照《西南政法大学行政公文处理实施细则》《西南政法大学关于行政公文流转的暂行规定》,力求办文工作精简、准确。
    (2)来文处理程序为:签收、登记编号,批办、传阅、承办、归档等。
    签收:院办人员清点、签收。
    登记:院办行政秘书将来文分类登记。
    批办:院办主任及时将来文按领导分工,呈送有关领导阅读或批示处理意见。急件应立即呈送批办。
    传阅:按领导的批示,对需其他领导和部门阅知的文件,及时转送给传阅者,传阅者应在文件处理单上签字,一般不在领导人员之间横传,以防文件丢失。
    承办:根据领导批示意见,办公室及有关人员对应办文件进行具体办理。
    (3)发文处理
    收发处理程序为:拟稿、核稿、呈批、登记及编号,印制及分发,立卷归档等。
    学院向上级机关的请示、报告及对外联系文件,须经院办办理。
    学院撰发的公文主要包括:向上级机关行文一一请示、报告;向其他单位行文一一信函;以及会议纪要、规定、办法等文种。
    (4)立卷归档
    文书的立卷与归挡,是档案工作的重要组成部分。院办收发的各类文件、资料、信函等必须分类整理存档,院办指定专人负责,做到有条不紊,不遗漏、不丢失、齐全完整,以备查询。
    第六条 印鉴工作
    院办主任负责保管、使用。保管者不得委托他人代盖印章,不得自行随意带出办公室或交他人拿走使用。使用公章须征得院领导或院办主任同意。用印须有严格的登记制度,不准给未填写或者未填写完整的文件资料盖印。
    第七条 公务接待
    (l)公务接待主要对国内外知名人士、学者、专家及上级领导、上级机关和兄弟院校来院指导、参观考察、商洽工作的接待活动。
    (2) 接待人员应热情周到,彬彬有礼。根据接待需要安排会场,通知参加陪同人员,准备记录和录音、录像,组织好接待和接送工作。
    (3)坚持勤俭节约原则做好招待工作。
    (4)负责接待院内外的群众来信、来访工作,了解情况,及时研究解决,超出办公室管理权限的问题及时向院领导汇报。
    第八条 经费协助管理工作
    (1)加强学院的行政经费的管理,促进有限经费的合理使用,树立勤俭办学的观念,协助分管院长搞好经费财务管理。
    (2)院办主任协助书记、院长对党务、行政、教科、科技开发和教师进修培训及预算外经费等方面进行预算,对使用经费的项目进行必要论证,编制预算计划。
    (3)建立经费使用登记制度。院办人员做好各类经费使用登记工作,对购买的物资器材要办理建帐、验收等手续。
    (4)根据审批、记帐、保管相互独立的原则,落实记帐、保管分开的具体事项。
    第九条 日常管理、办公设施维护工作
    办公室根据学院实际及时添加办公用品,做好后勤保障工作。对于大型办公设备负责保管、维护及维修,确保学院日常工作的顺利开展;对于贵重设备要指定专人保管、使用。
    第十条 安全、保密工作
    学院办公室要有高度的安全忧患意识,协助学校保卫处做学院的“防火、防盗”工作。对于紧急突发事件要按照相关规定及时向上级领导汇报,妥善处理。
    严守国家机密。对于需要保密的重要文件要严格按照相关规定处理;对于涉密的电脑、电子资料等要专人专用,防止涉密信息泄露。

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